Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và những điều cần lưu ý

Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đang được triển khai rất rộng dãi trên cả nước tuân thủ theo lộ trình chuyển đổi của TT BTC. Theo như nhiều đánh giá việc sử dụng HĐĐT đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc phát hành hóa đơn gtgt, dễ dàng trong việc tra cứu và kê khai thuế gtgt với chi cục thuế. Từ đó giúp đơn giản những thủ tục hành chính trong những giao dịch với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Những thông tư, nghị định mới nhất được ban hành về việc chuyển sang hình thức HĐĐT trở nên phổ biến. Vì vậy, những điều này được truyền thông báo chí quan tâm mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Hiện nay BTC đã kêu gọi yêu cầu tất cả những doanh nghiệp, công ty trên cả nước bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy HĐĐT là gì? Hiểu như thế nào về loại hóa đơn online này? Theo quy định tại điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”. Nguyên tắc sử dụng đảm bảo: số hóa đơn xác định theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất

Vậy nên, HĐĐT sẽ là điều kiện cơ bản và bắt buộc phải áp dụng nên doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật HĐĐT. Một trong số đó, là phần mềm Bkav – phần mềm đang được yêu thích nhất với báo giá hóa đơn điện tử bkav chi tiết và cụ thể.

Xem báo giá Bkav: https://phanmemhoadondientu.com.vn/bang-gia-hoa-don-dien-tu-bkav/

Không những vậy khách hàng còn tham khảo được danh sách những sản phẩm có chức năng phù hợp nhất cho đơn vị lựa chọn. Vậy nên có thể đăng ký tham gia tham khao tư vấn và hỗ trợ về các loại hóa đơn được tin dùng nhất như Viettel, VNPT, Misa… Từ đó sẽ có được những so sánh tổng quan về phần mềm đó có phù hợp hay không. 

Lộ trình áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử

Những giai đoạn áp dụng HĐĐT đã được quy định rõ tại thông tư 78 và nghị định 123. Giai đoạn 1 sẽ áp dụng tại 6 tỉnh thành lớn cụ thể là: Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định và Phú Thọ. Giai đoạn 2 sẽ triển khai trên 57 tỉnh thành còn lại như hóa đơn điện tử cho Đà Nẵng, Bình Dương, Cần Thơ, Đồng Nai… từ tháng 4/2022. Thông tư cho biết cụ thể như sau:

–      Những cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin thì được khuyến khích áp dụng trước ngày 1/7/2022.

–     Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ 1/7/2022. Trừ một số trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong vòng 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp HĐĐT.

–      Doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn giấy, HĐĐT không có mã, đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước17/9/2021 thì được sử dụng đến hết 30/6/2022.

–      Đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng sẽ phải có trách nhiệm chuyển đổi HĐĐT theo lộ trình của cơ quan thuế.

–      Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì cơ sở kinh doanh sẽ kết nối dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

–      Những đơn vị thành lập trong thời gian trước ngày 30/6/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cần thực hiện áp dụng HĐĐT thì phải bắt buộc chuyển đổi theo quy định.

Những điều cần lưu ý về hóa đơn điện tử

Thời điểm sử dụng hóa đơn

Thời hạn bắt buộc áp dụng HĐĐT mới nhất không phải từ ngày 01/11/2020, mà đã được điều chỉnh lại thời hạn thực tế từ ngày 1/7/2022 (trừ một số trường hợp đặc biệt).

Đối tượng sử dụng

–      Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần.

–      Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cho các doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực thiết yếu. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.

–      Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh đối với các đối tượng không đáp ứng điều kiện tại 2 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để đảm bảo cho các hoạt động với các bên liên quan.

Định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng HĐĐT là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ xuất, nhận, lưu thông, lưu trữ và bảo quản. sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế, người bán sẽ phải ký chữ ký điện tử và số hóa đơn nên không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

 Lập HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu được cơ quan thuế chấp nhận.

Xử lý hóa đơn khi có sai sót

Khi phát hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì cần thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn đó.

HĐĐT có mã xác nhận hoặc không có mã xác nhận đã gửi đi và phát hiện ra sai sót bên nhận phát hiện sẽ sẽ thông báo với cơ quan thuế. Căn cứ vào thông tin sai mà khai báo và có thể gửi văn bản điều chỉnh, hủy theo từng trường hợp.

Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu về nghiệp vụ phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật. Việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và hóa đơn giấy.

Những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Các trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT gồm: Đơn vị chấm dứt hoạt động, mã số thuế hết hiệu lực, doanh nghiệp gửi công văn xin tạm ngừng kinh doanh, có hành vi sử dụng HĐĐT bất hợp pháp, cơ quan thuế đang cưỡng chế nợ, doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục thuế chứng thực

Doanh nghiệp cần tìm những đại lý trung gian cung cấp những thương hiệu hóa đơn được TCT công nhận. Những đơn vị này mang đến dịch vụ an toàn, tiết kiệm chi phí, hạn chế những rủi ro, thuận tiện cho đơn vị sử dụng khi hạch toán, kê khai, thanh toán tiền thuế. Khi mà ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng đã đạt được thành công bước đầu về tính tính năng hữu ích mà nó mang lại. Điều này chứng minh xu hướng chuyển đổi HĐĐT đã mang lại hiệu quả quá tốt. 

Trên đây là bài viết về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và những điều cần lưu ý mà doanh nghiệp cần biết. Nhanh chóng thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử để đảm bảo yêu cầu của BTC và mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp.

Hoàng Nam Tax – Phanmemhoadondientu.com.vn

Số điện thoại: 091.888.3179 – 0886.112.114 – 0943.777.019 

Địa chỉ: 77/7 Trường Sơn, Phường 15, Quận 10, Tp.HCM